Hopp til innhold
Forside / Ditt lokallag / Troms / Klart for Office 365 i Troms
Støtt oss

Klart for Office 365 i Troms


Skrevet av: Norsk Revmatikerforbund / Publisert: 05.10.2016 / Oppdatert: 05.10.2016


Som første fylke i landet innfører vi nå Microsoft Office 365 i alle organisasjonsledd i NRF i Troms. Med Office 365 kan man gjøre alle de administrative oppgaver som en forening i NRF er forpliktet til å gjøre.

Med dette systemet kan dere skrive protokoller fra styremøter, rapportere, lage regnskap for kurs og aktiviteter, ta påmelding og søke om midler. Her finner dere kursmateriell, presentasjoner, dokumenter og opplæringsressurser. Siden dette er en felles løsning for hele NRF i Troms gir Office 365 muligheten til å samarbeide på tvers av foreninger og kommunegrenser.

Med dette systemet sikrer vi at tillitsvalgte og foreninger i Troms har det utstyret de trenger for å utøve sine oppgaver og verv på en god måte. I pakken ligger de alltid nyeste versjonene av programvare som Word, Excel, Powerpoint, Outlook og Skype.

Office 365 er nettbasert og derfor tilgjengelig til enhver tid uansett hvor du måtte befinne deg i verden. Løsningen fungerer like godt enten du bruker en PC, en Mac, en iPad eller en Samsungtelefon. Alt du trenger er tilgang til internett, så har du tilgang til dette systemet.

Office 365 er både en plattform for verktøy som Word og Excel, en plattform for samarbeid mellom tillitsvalgte og foreninger, og en plattform for å kunne arkivere dokumenter og informasjon til neste generasjon tillitsvalgte. Vi får med denne løsningen endelig et felles dokumentbibliotek som alle lokallagene har tilgang til, og som sikrer at vi når ut med viktig informasjon til alle.

Det er utarbeidet en introfilm som tar dere med inn i vår Office365-løsning, som jeg vil anbefale dere å kikke på.

Dere finner denne videoen her:
https://www.youtube.com/watch?v=Wo3mSrsdG9s

FINANSIERING

Fylkeslaget betaler kostnadene knyttet til alle tillitsvalgte i fylkeslaget, samt én konto til hvert lokallag i fylket. Innloggingsinformasjonen til deres forening sin konto blir sendt til foreningens leder i en egen mail. Denne kontoen er ferdig oppsatt med NRFs mailsystem revmatiker.org ferdig lagt inn i Outlook, og er klar til bruk. Det er meningen at denne kontoen skal følge foreningen, der en nyvalgt leder overtar kontoen fra sin forgjenger, så dette er ikke å anse som en personlig konto for leder.

Dersom deres forening ønsker ytterligere kontoer til laget så må laget dekke kostnaden knyttet til dette, kr 195 eks mva pr/år pr/konto. Fylkessekretæren oppretter de kontoer dere har behov for. Ingen bindingstid, etterskuddsvis fakturering til laget. Dette er selvsagt kostnader det er mulig å legge inn i søknaden om Momskompensasjon fra NRF hvert år. Alle kontoer er fullverdige kontoer med egen epostadresse og alle rettigheter knyttet til nyeste versjoner av Word, Excel, Powerpoint, samt alle øvrige felles-funksjoner som ligger i vår løsning. Det kan nevnes at kostnaden for disse kontoene ligger mellom 5 og 10 ganger under kostnadene for å kjøpe slike kontoer gjennom f.eks Elkjøp eller gjennom innkjøp av en ny PC.

NB! Det er valgfritt å kjøpe inn ekstra kontoer til laget, og det er selvsagt dere som bestemmer antallet kontoer dere ønsker å kjøpe. Hvis dere heller bare vil dele på den ene gratis-kontoen dere får i styret, så er det selvsagt helt OK.

TILGANGSOVERSIKT

Fylkesstyret har besluttet å tildele følgende grupper Office365-kontoer på fylkeslagets regning:

  • Fylkesstyret
  • Fylkesveileder og likepersonsutvalget i fylket
  • Fylkesdiagnosekontakter
  • Trenings- og mosjonskontakt i fylkeslaget
  • Øvrige tillitsvalgte i fylkeslaget
  • En konto pr forening oppsatt med revmatiker.org-mail

Følgende grupper kan av eget lokallag gis egne kontoer:

  • Styremedlemmer i lokallaget (utenom leder)
  • Egne likepersoner
  • Egne treningsinstruktører og frisklivsagenter
  • Brukerrepresentanter
  • Andre tillitsvalgte

INNLOGGING

Dere logger dere inn i løsningen med deres brukernavn og passord på adressen:
portal.office.com

Adressen til innloggingssiden ligger også i høyre marg her på fylkeslagets hjemmeside på revmatiker.no. Det er laget en opplæringsfilm som viser hvordan dere logger inn, som jeg anbefaler at dere kikker på.

Dere finner filmen på Youtube:
https://youtu.be/PQNrqdjDTTI

ANDRE VIDEOER SOM KAN VÆRE NYTTIG Å KIKKE PÅ:

En rask oversikt over Office 365:
https://www.youtube.com/watch?v=-NnsdIxx_ng

Lage årshjul i lokallaget:
https://www.youtube.com/watch?v=KRncRVwHta8

Slik oppretter du oppgavefordelingslister i Office 365:
https://www.youtube.com/watch?v=78-nsoJ1700

Slik oppretter du kursbudsjett i Office 365:
https://www.youtube.com/watch?v=QiPRw1mJrDI

Det finnes flere filmer og annet opplæringsmateriell i fellesområdet «felles», blant annet kursmateriell for kurset Ny Giv i lokallaget som kan kjøres internt i styret.

SPØRSMÅL?

Dette er en ny løsning som vi innfører fra og med høsten 2016. Vi er forberedt på at dette kan ta tid å få innkjørt i lagene, og vi har derfor et langsiktig perspektiv på dette. Det er ingen krav om at laget tar løsningen i bruk med det samme, og dere velger selv hvor mye eller lite dere bruker løsningen. Dette er en løsning som er like ny for oss som den er for dere, så vi må finne fram til de gode løsningene i fellesskap.

Vi tror imidlertid at dette er en løsning som på sikt vil løfte både det arbeidet som gjøres i foreningene og samarbeidet mellom foreningene i Troms, og vi er derfor sikre på at dersom dere prøver ut denne løsningen – og gir det litt tid – så vil dere etterhvert ikke skjønne hvordan dere klarte dere uten! 🙂

Dersom dere har spørsmål om dette, eller vil bestille ekstra kontoer eller bare slå av en prat, så ta kontakt med fylkessekretær Peter André Jensen på tlf 959 69 543 eller paj@revmatiker.no