Hopp til innhold
Støtt oss

Rapportering av likepersonsarbeid

Rapportering av likepersonsarbeid er en prosess der både den enkelte veileder, lokallaget, fylkeslaget og sentralt ledd er involvert.

NRF har et rikt likepersonsarbeid, som er en viktig del av vårt medlemstilbud. Uavhengig av om likepersonsarbeidet skjer gjennom samtaler eller aktiviteter, kjennetegnes det ved å være til hjelp, støtte og veiledning. Alt likepersonsarbeide ledes av en veileder, som er håndplukket til rollen. Samtlige veiledere skal ha gjennomgått opplæring i tråd med ønsket rolle og ha underskrevet taushetsløfte.

Likepersonsarbeidet skal dokumenteres. I denne verktøyskassen finner du beskrivelse av oppgavene forbundet med dette. I tillegg finner du oversikt over alle tidsfrister og maler som skal brukes i rapporteringen. Ved å dokumentere likepersonsarbeidet som gjennomføres utløses midler til foreningen der veilederen er aktiv. I tildelingen for 2020 (basert på rapportering 2019) tilsvarte en likepersonsaktivitet 50 kr, dette kan endres og justeres noe.

Fra 2019 kommer vi til å vektlegge antall aktive veiledere i lokalforeningen høyere i utdeling av likepersonmidler. Det betyr at hver aktive veileder som er godkjent og registrert i medlemssystemet vil utløse en litt høyere sum til lokalforeningen eller fylkeslaget, for å kompensere for aktivitet og rådgivning per telefon og på nett.

  • Om likepersonsrapportering

    Likepersonsrapporteringen er en del av to løp som går parallelt. Sentralt i disse løpene er dokumentasjonen på likepersonsarbeid. Det er myndighetene (BUFDIR) som utformer kravene til dokumentasjon.

    Likepersonsrapportering i NRF

    Årlig deles det ut likepersonsmidler fra NRF sentralt. Midlene deles ut til fylkeslag, som viderefordeler til lokallag. Det innrapporterte likepersonsarbeid fra året før avgjør hvor mye midler som fordeles ut til fylkeslaget og de tilhørende lokallagene.

    For å sikre at fordelingen skjer riktig, må dokumentasjonen som utløser midlene være riktig utfylt. Både lokallaget og fylkeslaget en oppgave med å sikre at alt er på stell i dokumentasjonen.

    Likepersonsrapporting ved søknad om driftsstøtte

    Årlig søker NRF sentralt om driftsstøtte fra myndighetene. I denne søknaden oppgis det antall likepersoner og hvor mange dager med likepersonsarbeid som har funnet sted i hele organisasjonen i foregående år. Dette påvirker størrelsen på driftstilskuddet som blir tildelt.

    BUFDIR krever at all dokumentasjonen på likepersonsarbeid oppbevares hos NRF sentralt. Grunnen er at revisor skal kunne ta stikkprøver av likepersonsdokumentasjonen før søknaden sendes inn, og at alle dokumenter skal være på plass om BUFDIR gjennomfører et tilsyn. Dersom det blir avdekket feil eller avvik, vil det påvirke størrelsen på driftstilskuddet. Det vil igjen påvirke hvor mye likepersonsmidler som kan deles ut.

  • Tidsfrister og maler

    Innleveringene er avhengig av hverandre. Skal nestemann ha mulighet til å komme i mål med sin frist, er det derfor viktig at fristene overholdes.

    Husk at du finner en tydelig beskrivelse av hvordan oppgavene skal løses her i verktøykassa. Det er gjort noen oppdateringer i skjemaet for dokumentasjon av likepersonsarbeid for likepersoner høsten 2018 for å gjøre det enklere å bruke, men dersom du allerede har fylt ut det gamle skjemaet er det i orden at du sender inn dette.

    Maler

    Likeperson:

    Lokallag:

  • Veilederens oppgave

    Veilederen er den som utfører likepersonsarbeidet. En del av oppgaven er også å gjøre arbeidet synlig gjennom å dokumentere det. På den måten kan andre vite hva og hvordan du har jobbet som veileder.

    Veilederens oppgave

    Innen 15. februar 2020 skal følgende gis til styret i lokallaget:

    • Hver likepersonsaktivitet som du har ledet skal være dokumentert med:
      • Dato da aktiviteten fant sted
      • Beskrivelse av aktiviteten slik den ble utført, eller legg ved program.
    • I den samlede dokumentasjonen som gis videre til lokallagets styre skal det fremgå navn og adresse til likepersonen.

    Viktig: Høsten 2016 bestemte BUFDIR at det skal være samme dokumentasjonskrav for alle typer likepersonsarbeid. Du trenger altså ikke skille mellom likepersonsbesøk, ordinært likepersonsarbeid og arbeidsrettet likeperson.

     

    Hvordan gjøres det:

    Hva kan jeg dokumentere:

    Du skal dokumentere likepersonsarbeidet som du har utført, der noen har nyttegjort seg av det som veileder. Å være veileder er en rolle du tatt på deg, men du er ikke i den rollen hele tiden. Det betyr at du ikke kan registrere styremøter eller julemøte der du selv bare var en deltaker, som likepersonsarbeid. I dette dokumentet finner du føringer på hva som kan, og hva som ikke kan, dokumenteres av likepersonsarbeid:

    Føringer for dokumentering av likepersonsarbeid

    Hvordan dokumentere:

    Du behøver bare rapportere ett sted – i et enkelt word-dokument, som du kan fylle i for hånd eller på datamaskin. Rapporten behøver ikke signeres for hånd og kan leveres til lokalforeninga eller fylkeskontoret på epost, eller papir hvis du foretrekker det.

    Dette er skjemaet du skal bruke i 2018 for levering i 2019: Rapportering-LP aktiviteter 2019

    Innlevering:

    Dokumentasjonen leveres til lokallagets styre innen 15. februar.
    Husk at det skal stå ditt navn og adresse på den samlede dokumentasjonen som leveres inn.

  • Lokallagets oppgave

    Her finner du en oversikt over hvilke oppgave lokallagets styre har ved likepersonsrapporteringen.

    Lokallagsstyrets oppgave er:

    Innen  28 februar skal følgende oppgaver være fullført:

    • Oppdatere oversikt over likepersoner per 31. desember i Medlemsregisteret
    • Sende inn årsrapport for lokallaget på eget skjema. Skjemaet blir sendt ut i månedsskiftet desember/januar.
    • Sende inn følgende per e-post til fylkesstyret
      • Likepersonsrapport og likepersonsdokumentasjon for 2018
      • Plan for likepersonsarbeidet i 2019.

    Hvordan gjøres det:

    Oppdatere oversikt over likepersoner per 31.12.2019
    Alle aktive likepersoner skal være registrert i Medlemsregisteret. Sjekk først hvem som er registrert, før du gjør eventuelle endringer, som å legge til nye likepersoner eller slette passive likepersoner.

    Du finner brukerveiledning for hvordan du jobber med likepersonsregistrering i medlemsregisteret her:

    Registrering og endring av likepersoner i medlemsregisteret

    Innsending av årsrapport for lokallaget via Medlemsregisteret
    Alle lokallag skal sende inn en årsrapport, uavhengig av om de har likepersonsarbeid eller ikke.

    Likepersonsrapport

    En likepersonsrapport skal sendes inn sammen med dokumentasjonen til fylkessekretæren.
    Rapportskjemaet som skal benyttes finner du her:

    Husk å sjekke følgende før du fyller ut rapporten:

    • At all dokumentasjon inneholder dato og beskrivelse/program for hver enkelt aktivitet, og at det inneholder navn og adresse til likepersonen som har ledet aktiviteten. Er noe ført feil, må dere rette opp i dette før dokumentasjonen sendes videre.
      • Viktig: Høsten 2016 bestemte BUFDIR at det skal være samme dokumentasjonskrav for alt type likepersonsarbeid. Det er altså ikke skille mellom likepersonsbesøk, ordinært likepersonsarbeid og arbeidsrettet likeperson slik det har vært tidligere.
    • At dokumentasjonen er i tråd med hva som kan dokumenteres: foringer-for-dokumentering-av-likepersonsarbeid
    • At dere har talt riktig antall dager (hver enkelt dokumentert aktivitet telles som en dag)
    • At navnet på lokallaget er ført på all dokumentasjonen.

    Her finner du eksempel på ferdig utfylt skjema, med vedlagt dokumentasjon:

    Eksempel-på-utfylt-likepersonsrapport

    Plan for likepersonsarbeidet i 2019
    Likepersonsarbeidet er et organisert arbeide. Planen for likepersonsarbeid skal beskrive hva som er planlagte likepersonsaktiviteter i løpet av året. Dersom det ikke leveres en plan for likepersonsarbeidet, forstås det som at laget ikke skal drive noe form for likepersonsarbeid i løpet av året. Laget risikerer da å ikke få tildelt likepersonsmidler:

    Skjema for plan for likepersonsarbeidet finner du her:Plan-for-likepersonsarbeid-i-2020

    Her finner du et eksempel på ferdig utfylt plan: eksempel-pa-utfylt-plan-for-likepersonsarbeid

    Innlevering

    Oppdatering av oversikt over likeperson og innsending av årsrapporten skjer via Medlemsregisteret.

    Innsending av likepersonsrapport med dokumentsjonsgrunnlag og plan for likepersonsarbeid i 2019 til fylkeslaget gjøres via e-post.

    Frist: 28. februar

  • Fylkeslagets oppgave

    Her finner du en oversikt over hvilke oppgaver fylkeslagets styre har ved likepersonsrapporteringen.

    Fylkeslagets oppgave er:

    • Kvalitetssikre at antall aktive veiledere registrert på lokallaget i Medlemsregisteret stemmer overens med antall veiledere som er innrapportert
    • Kvalitetssikre at dokumentasjonen på antall dager med likepersonsarbeid i lokallaget, er korrekt
    • Fylkessekretær har ansvar for å levere inn følgende til NRF sentralt innen 30. april:
      • Oversikt over antall veiledere og antall godkjente dager med likepersonsaktivitet
      • Alt dokumentasjonsgrunnlag legges i lokallagets respektive mappe.
      • Plan for likepersonsarbeid i 2019 legges i lokallagets respektive mappe.
      • Dokumentasjon på eget likepersonsarbeid i 2019

    Ansvar:

    Arbeidet med likepersonsrapporteringen omfatter både krav og frister. Fylkessekretæren bør være involvert både i prosessen med kvalitetssikring, i tillegg til å ha ansvar for innleveringen.

    Hvordan gjøres det:

    NRF sentralt vil lage en egen mappe til hvert fylkeslag på F-området. Her vil det ligge et Excel-dokument, samt mapper til hvert lokallag.

    Etter at de innkomne rapportene er blitt kvalitetsikret, fylles informasjonen inn i Excel-dokumentet slik at man har full oversikt over antall likeperson og antall dager med likepersonsarbeid i hvert lokallag, samt oversikt over hvem som har levert plan for likepersonsarbeid i 2019. Dokumentasjonen til hvert enkelt lag legges i den respektive mappen, sammen med plan for likepersonsarbeid i 2019. Lenken til mappen finner du her fra 1. desember: F:\02. Organisasjon\2.5. Driftstilskudd og rapportering\Likepersonsrapportering 2018

     

    Kvalitetssikre at antall veiledere stemmer

    For å sikre at antall veiledere i lokallaget er korrekt, må det tas ut liste over antall veiledere med lokallagstilknytning fra Medlemsregisteret. Listen må være datert tilbake til 31.12.2018.
    Sjekk at antall veiledere oppført i lokallagets likepersonrapport stemmer overens med det som er registrert i Medlemsregisteret.
    Ved feil, er det antall veiledere som er registrert i medlemsportalen som skal oppgis. Lokallaget varsles om at de må registrere veilederen i medlemsportalen.

    Kvalitetssikre at antall dager med likepersonsarbeid er korrekt

    Hver enkelt likepersonsaktivitet teller som en dag.

    All dokumentasjon må innfri dokumentasjonskravet. Dokumentasjon som ikke innfrir kravet, regnes ikke som gyldig dokumentasjon. Det skal markeres at dokumentasjonen ikke er gyldig, og aktiviteten skal ikke telles med i oversikten.
    All dokumentasjon må være reelt likepersonsarbeid, altså en samhandling ledet av en veiledere som er til hjelp, nytte og veiledning for brukeren av tilbudet. Aktivitet som ikke er å regne som likepersonsarbeid, regnes ikke som gyldig dokumentasjon. Det skal markeres at dokumentasjonen ikke er gyldig, og aktiviteten skal ikke telles med i oversikten.

     

    For informasjon om dokumentasjonskrav og føringer for hva som regnes som likepersonsarbeid, se dette dokumentet:

    foringer-for-dokumentering-av-likepersonsarbeid

    For eksempler på utforming av dokumentasjon i tråd med dokumentasjonskravene, se dette dokumentet:

    eksempler-pa-dokumentering-av-likepersonsarbeid

    Innlevering:

    Fylkesoversikten og dokumentasjonsgrunnlaget organisert etter lokallag legges på et dedikert sted på F-området av fylkessekretæren ( F:\02. Organisasjon\2.5. Driftstilskudd og rapportering\Likepersonsrapportering 2018).

    Innlevering er innen 30. april.

  • Rutiner for utdeling av likepersonsmidler

    Utdeling av likepersonsmidler til fylkeslagene

    NRF sentralt deler ut likepersonsmidler til fylkeslagene. Denne utdelingen omfatter både midler som fylkeslaget skal beholde selv, og fordeling videre ut til lokallag og diagnosegrupper. Diagnosegruppene får også tildelt midler basert på dokumentert aktivitet.

    Alle fylkeslag er garantert å få tildelt en minstesum på 12.000,-. Videre brukes følgende utregning for å fordele midlene:

    1. NRF sentralt lager en oversikt over hele organisasjonen som omfatter følgende:
      • alle veiledere i hele organisasjoner, fordelt på lag/forening/gruppe
      • all dokumentert likepersonsarbeid, fordelt på lag/forening/gruppe
    2. Vi gir en fast poengsum per aktiv veileder og per enkelt likepersonsaktivitet.
    3. Vi regner ut hvor mange poeng hvert lag har, og summeres hvor mange poeng det er i hele organisasjonen totalt.
    4. Kroneverdien per poeng regnes ut følgende regnestykke:
      Total sum midler (minus minstesum til fylkeslag)/total sum poeng i hele organisasjonen.
    5. Vi finner kronesummen som skal tildeles hvert lag laget gjennom regnestykket:
      Totalt antall poeng per lag * kroneverdi per poeng.
    6. Vi finner kronesummen som skal deles ut til hvert fylkeslag gjennom regnestykket:

    Kronesum per lag i fylket + Fylkeslagets minstesum

    1. I tildelingsbrevet som sendes fylkeslaget, skal det tydelig fremgå kronesummen som er tildelt hvert lokallag.

    I 2018 tilsvarte en godkjent innrapportert aktivitet ca 50 kroner. Tallet for 2019 blir avhengig av total innrapportere aktiviteter men vi antageligvis ligge på omtrent det samme. Basert på budsjettet for 2019 vil hver godkjente, aktive veileder registrert i medlemsregisteret komme til å utløse et tilskudd på ca 500 kroner, med en makssum per lokalforening avhengig av totalt antall.

    Utdeling likepersonsmidler til lokallag

    Fylkeslagene fordeler likepersonsmidler til lokallagene. Midlene fordeles slik det fremgår i tildelingsbrevet, gitt at lokallaget har levert en plan for likepersonsarbeidet for det kommende året.
    Dersom en slik plan ikke er levert, forstås det som at lokallaget ikke vil drive likepersonsarbeid. Fylkeslaget kan da gjøre en skjønnsmessig vurdering av hvorvidt man likevel ønsker å fordele midler videre til lokallaget, eller om man vil omdisponere disse midlene.

Fant du det du lette etter?

30 37