Drift av diagnosegruppe

Oppstartsmøte for året/første møte i diagnosegruppen

I oppstartsmøtet for året er det hensiktsmessig å bruke god tid på å bli godt kjent. Dere skal jo jobbe sammen det neste året og det er mye enklere dersom man bruker tid i starten på å lære hverandre å kjenne. Ting som dere kan/bør bruke tid på:

• Hvem er du? familie, jobb, nettverk, hobbyer, hvor lenge man har vært med i NRF, hva har man gjort tidligere, motivasjon for deltakelse i gruppen og for de som vil, sykdomshistorie.
• Hvor mye tid har du til arbeidet?
• Hvilken kompetanse og erfaring tar du med deg inn i diagnosearbeidet?
• Hva brenner du for?
• Hvordan skal vi samarbeide og kommunisere for best mulig resultat?

Etter at man har blitt godt kjent kan det være hensiktsmessig å fordele verv og ansvarsoppgaver. Listen under er forslag og man kan velge seg andre funksjoner.

• Leder (se eget avsnitt under)
• Ansvarlig for likepersonsarbeidet – følge opp og videreutvikle den diagnosespesifikke likepersonstjenesten
• Informasjonsansvarlig – ansvar for diagnosesidene på revmatiker.no, evt egen facebook-gruppe, tipse kommunikasjonssjef om saker
• Medlemskontakt – oppfølging av medlemmer, sende inn saker til diagnosespesifikke nyhetsbrev
• Forskningsansvarlig – være oppdatert på forskning, tipse kommunikasjonsansvarlig om ny forskning, holde kontakt med forskningsmiljøene

Som en avslutning på første møtet kan det være kjekt å dra på restaurant og spise middag sammen for å bli enda bedre kjent.

Lederens ansvar:

• Sørge for at det lages en handlingsplan og at den blir fulgt opp.
• At det skrives referat fra møtene, som sendes forbundsstyret og administrasjonen.
• At Årsberetning skrives.
• Sette opp budsjett og har økonomisk oversikt.
• Sende ut innkalling og saksliste.
• Sørge for trivsel og at medlemmene får eierskap til det diagnosegruppen arbeider med.
• Være kontaktperson for eksterne og interne aktører.

Handlingsplan

En handlingsplan er ikke mer enn en prioritert liste over aktiviteter eller ting dere har lyst til å gjøre i løpet av året. Når dere utarbeider handlingsplanen er det viktig at den er konkret og gjennomførbar. Bruk gjerne SMARTE-mål metodikken i utarbeidingen av handlingsplanen:

• S – spesifikke mål: vær så konkret som mulig.
• M – målbare mål: så dere vet når dere er ferdig med en oppgave eller et mål.
• A – aksepterte mål: at alle er enige om målene
• R – realistiske mål: ikke ha for høye ambisjoner, det er morsommere å overoppfylle handlingsplanen enn å levere på halvparten.
• T – tidsbestemte mål: når skal ting være ferdig?
• E – evaluering: det er viktig å lære av arbeidet før man setter nye mål.

Når dere begynner å få konkretisert hva dere skal gjøre er det viktig å fordele hvem som gjør hva og hvordan det skal gjøres.

Rutiner og faste arbeidsoppgaver

Det er en del arbeid som bare må gjøres:

For å få økonomisk støtte hvert år må diagnosegruppen innen mars hvert år sende inn:

• Årsberetning for fjoråret
• Handlingsplan og budsjett for inneværende år

Det skal føres referat fra alle møtene i diagnosegruppen. Disse skal sendes inn til forbundsstyret og administrasjonen.

I tillegg anbefales det at diagnosegruppen utarbeider en rutine for å ønske nye medlemmer velkommen og informere om diagnosegruppen.